Gute Aufgaben planen
In der Oberfläche heißt dieser Bereich Tasks. Hier plant, veröffentlicht und verwaltet ihr Aufgaben, für die ihr freiwillige Personen sucht.
Gute Aufgaben auf Volunteam sind kurz, konkret und sofort verständlich. Freiwillige sollen in wenigen Sekunden erkennen, worum es geht, wie lange der Einsatz dauert und was ungefähr von ihnen erwartet wird.
Warum Volunteam auf kurze Aufgaben setzt
Viele Freiwillige möchten sich engagieren, können oder wollen sich aber nicht sofort langfristig binden. Kurze, klar begrenzte Aufgaben senken diese Hürde und ermöglichen einen unkomplizierten ersten Kontakt mit sozialem Engagement.
Gute Volunteam-Aufgaben sind deshalb nicht möglichst groß oder offen, sondern konkret, machbar und in kurzer Zeit umsetzbar. So entstehen positive erste Erfahrungen - und oft die Bereitschaft, sich später erneut oder langfristiger einzubringen.
Was auf Volunteam gut funktioniert
Am besten funktionieren klar abgegrenzte Mini-Ehrenämter, die in 1 bis 3 Stunden machbar sind und einen einfachen Einstieg ermöglichen.
Eine gute Aufgabe macht schnell klar:
- worum es bei dem Einsatz geht
- wie lange der Einsatz ungefähr dauert
- wo und wann die Aufgabe stattfindet
- was die freiwillige Person konkret tun soll
- welche Fähigkeiten oder Eigenschaften hilfreich sind
Je klarer und scannbarer die Aufgabe formuliert ist, desto eher wird sie angenommen.
Aufgaben in sensiblen Bereichen
Wenn eure Einrichtung mit Kindern, Jugendlichen oder anderen schutzbedürftigen Gruppen arbeitet, sollten erste Aufgaben auf Volunteam so gestaltet sein, dass sie ohne Führungszeugnis möglich sind.
Für den Einstieg eignen sich vor allem kurze, klar abgegrenzte und begleitete Einsätze - also Aufgaben ohne 1:1-Betreuung und ohne eigenständige Verantwortung im Schutzkontext. Gut geeignet sind zum Beispiel Einsätze im Team oder unter Aufsicht, etwa bei einer Getränkeausgabe, beim Auf- und Abbau, an einer Materialstation oder bei der Unterstützung eines offenen Events.
So bleibt der Einstieg niedrigschwellig und gleichzeitig verantwortungsvoll. Nicht jede erste Aufgabe muss schon die spätere Zielrolle abbilden. Gerade in sensiblen Bereichen kann ein einfacher Ersteinsatz der richtige Anfang sein, aus dem später weiteres Engagement entsteht.
Die drei wichtigsten Fragen
Eine gute Beschreibung beantwortet diese drei Fragen:
| Frage | Was in die Beschreibung gehört |
|---|---|
| Was passiert bei dem Einsatz? | Beschreibt den Ablauf in einfachen Worten. |
| Was wird von der Person erwartet? | Nennt die konkrete Tätigkeit und den ungefähren Zeitrahmen. |
| Welche Fähigkeiten oder Eigenschaften sind hilfreich? | Erwähnt zum Beispiel Geduld, Offenheit, Sprache, Erfahrung oder körperliche Anforderungen. |
Ein kurzer, eindeutiger Titel hilft oft mehr als ein kreativer Titel. Freiwillige müssen sofort verstehen, ob die Aufgabe zu ihnen passt.
Aufgaben lieber klein schneiden
Macht Aufgaben nicht zu groß oder zu unklar. Statt eines langen, offenen Einsatzes solltet ihr lieber mehrere kleine, konkrete Aufgaben veröffentlichen.
Das senkt die Hemmschwelle, schafft einen positiven ersten Kontakt mit sozialem Engagement und macht Lust auf mehr. Aus einem einfachen ersten Einsatz kann später wiederholtes Ehrenamt entstehen.
Sensible oder sehr genaue Informationen gehören nicht in die öffentliche Beschreibung. Nutzt dafür die Infos für Teilnehmende nach der Zusage, zum Beispiel für genaue Treffpunkte, interne Abläufe oder vertrauliche Hinweise.
Was ihr in diesem Bereich findet
Im Bereich Tasks habt ihr zwei Hauptansichten:
- Liste für den schnellen Überblick
- Kalender für die zeitliche Planung
Von dort aus gelangt ihr außerdem zu den wiederkehrenden Aufgaben.
Was die Liste zeigt
In der Liste seht ihr unter anderem:
- Titel
- Datum
- Status
- ob eine Aufgabe wiederkehrend ist
- passende Aktionen wie Bearbeiten oder Duplizieren
Die Liste ist in Anstehend und Vergangen unterteilt.
Status einer Aufgabe
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht öffentlich sichtbar |
| Veröffentlicht | Öffentlich sichtbar und offen für Anmeldungen |
| Geschlossen | Nicht mehr offen für neue Anmeldungen |
Vergangen ist keine eigene Eingabe im Formular, sondern eine Einordnung nach Datum. Mehr dazu erklären wir im Kapitel Bearbeiten und Status.
Was ihr von hier aus erledigt
- neue Aufgaben anlegen
- bestehende Aufgaben öffnen
- Aufgaben bearbeiten
- Aufgaben duplizieren
- wiederkehrende Aufgaben verwalten
Wenn ihr eine Aufgabe zum ersten Mal anlegt, startet mit einem kleinen, klar abgegrenzten Einsatz. Ein klarer Titel, ein eindeutiger Ort und ein verständlicher Ablauf erleichtern spätere Anmeldungen.