Dokumente
Unter Dokumente hinterlegt ihr Unterlagen, die freiwillige Personen zu euren Aufgaben brauchen. Zum Beispiel ein Infoblatt, eine Hausordnung, einen Anfahrtsplan oder ein Hygienekonzept.
Datei oder Link
Beim Anlegen entscheidet ihr, woher das Dokument kommt:
- Datei hochladen - PDF oder Bild, höchstens 20 MB. Volunteam speichert jede hochgeladene Datei als eigene Version.
- Link einfügen - ihr verweist auf eine Adresse im Internet, zum Beispiel auf eine Seite eurer Website.
Ladet ihr später eine neue Datei hoch, bleibt die alte Version erhalten. Ihr könnt sie über Ältere Dateien anzeigen weiterhin öffnen.
Für welche Tasks gilt das Dokument?
- Für alle Tasks - das Dokument erscheint automatisch bei jeder eurer Aufgaben.
- Nur für ausgewählte Tasks - ihr wählt einzelne Aufgaben und Serienaufgaben aus. Dieselbe Auswahl könnt ihr auch direkt im Task-Editor treffen.
Wer darf das Dokument sehen?
- Alle Interessierten - das Dokument steht schon auf der Task-Seite, also vor der Anmeldung.
- Nur angenommene Freiwillige - das Dokument wird erst sichtbar, nachdem ihr eine Anmeldung angenommen habt.
Bestätigung nötig
Ihr könnt festlegen, dass freiwillige Personen bestätigen müssen, das Dokument gelesen zu haben. Die Bestätigung wird bei der Anmeldung abgefragt und zusammen mit der genauen Version gespeichert.
Eine Bestätigung ist nur möglich, wenn das Dokument für alle Interessierten sichtbar ist. Wer sich anmeldet, muss es vorher lesen können.
Ausblenden oder löschen
- Ausblenden bedeutet: Das Dokument verschwindet aus euren Aufgaben, bleibt aber erhalten. Ihr könnt es jederzeit wieder einblenden.
- Löschen entfernt das Dokument endgültig.
Sobald jemand ein Dokument bestätigt hat, könnt ihr es nicht mehr löschen. Die Bestätigung muss nachvollziehbar bleiben. Blendet das Dokument in diesem Fall einfach aus.